Kollege KI: Einblicke an der Universität Bonn
Entwicklung der KI-Nutzung in der Verwaltung
In den letzten Jahren hat sich die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in universitäre Verwaltungsstrukturen erheblich gewandelt. Eine zentrale Rolle spielen dabei Initiativen wie der Think Tank KI, welcher unter anderem vom Rektorat ins Leben gerufen wurde. Diese Gruppe befasst sich intensiv mit der Anwendung von KI in drei wesentlichen Bereichen: Forschung, Lehre und Verwaltung. Zu den wesentlichen Fortschritten gehören die Organisation von KI-Tagen, die als Plattformen dienen, um das Thema proaktiv zu diskutieren. Ein weiterer wichtiger Schritt war die Gründung von Communities of Practice (COP), in denen Mitarbeitende ihre Erfahrungen und Anwendungsszenarien austauschen können. Ein besonders innovatives Element ist die „Kilian“-Umgebung, die als sichere Sandbox für Experimente fungiert und Schulungsangebote bereitstellt. Eine signifikante Botschaft, die hierbei vermittelt wird, ist die Ermutigung, neue Ansätze auszuprobieren und Fehler als Lernmöglichkeiten zu betrachten. Die Mitarbeitenden haben die Gelegenheit, aktiv an einem transparenten Change-Prozess teilzunehmen, was dazu beiträgt, Unsicherheiten innerhalb der Verwaltung zu reduzieren. Die COPs fungieren als effektive Instrumente, um eine offene Diskussionskultur zu fördern und kreative Lösungen zu entwickeln.
Besonderheiten der Communities of Practice
Die Communities of Practice (COP) zeichnen sich durch einen dynamischen und spielerischen Ansatz aus, der es den Teilnehmenden ermöglicht, in einem informellen Rahmen zusammenzuarbeiten. Während der zweieinhalb bis dreistündigen Treffen kommen Personen mit unterschiedlichen Vorkenntnissen zusammen, um diverse KI-Tools zu erproben und Erfahrungen auszutauschen. Die Themen reichen von Textgeneratoren wie ChatGPT bis hin zu Audiotools und Bildgeneratoren; jede Sitzung behandelt neue Aspekte der KI-Nutzung. Diese Art von Praxisnähe fördert nicht nur das Lernen, sondern reduziert auch Hemmungen im Umgang mit neuen Technologien. Die regelmäßigen Präsenztreffen, auch als „KI-Werkstätten“ bekannt, erfreuen sich wachsender Beliebtheit und finden inzwischen alle zwei Monate statt. Es zeigt sich, dass die Teilnehmenden nicht nur neue Technologien kennenlernen, sondern auch innovative Anwendungsfälle entdecken, die sich kombinieren lassen. Diese Treffen haben zu einer grundlegenden Veränderung im Lernverhalten beigetragen, was die positive Entwicklung in der Nutzung von KI in der Verwaltung unterstreicht.
Angebote zur Schulung und Qualifizierung von Mitarbeitenden
Die Schulungsangebote für Mitarbeitende wurden gezielt entwickelt, um sicherzustellen, dass alle Interessierten, unabhängig von ihrem Vorwissen, hochwertige Weiterbildungsmöglichkeiten erhalten. In den letzten Jahren hat sich das Bewusstsein dafür etabliert, dass KI kein vorübergehendes Phänomen ist, sondern unsere Arbeitsrealität nachhaltig beeinflussen wird. Daher wurden unterschiedliche Formate geschaffen: von grundlegenden Schulungen für Einsteiger bis hin zu spezialisierten Kursen für Fortgeschrittene. Neue Formate stellen sicher, dass die Teilnehmenden die Möglichkeit haben, praktische Anwendungen und Tools in einer Zusammenarbeit auszuprobieren. Der Austausch untereinander wird intensiver, und die Angeboten werden stetig erweitert. Ziel ist es, nicht nur technische Kenntnisse zu vermitteln, sondern eine umfassende „AI-Literacy“ zu fördern, die auch eine positive Einstellung zur Implementierung von KI-Technologien in den Alltag stärkt. Solche Qualifizierungsmaßnahmen tragen dazu bei, ein grundlegendes Verständnis für die Veränderungen, die KI mit sich bringt, in der Organisation zu verankern.
Zukünftige Entwicklungen und Perspektiven für Mitarbeitende
Die mehrfache Bestätigung, dass das Thema KI in der Verwaltung an Relevanz zunehmen wird, steht im Mittelpunkt der zukünftigen Planungen. Die Mitarbeitenden können sich darauf freuen, dass KI nicht nur als Modeerscheinung betrachtet werden sollte. Vielmehr bietet sie erhebliche Vorteile, wie eine erhöhte Effizienz im Wissensmanagement über das Serviceportal. Zudem werden weitere unterstützende Infrastrukturen aufgebaut, die die Nutzung von KI in den verschiedenen Abteilungen ermöglichen. Aktuell gibt es bereits einen datenschutzkonformen Proof of Concept unter der Bezeichnung „Kilian“ auf Nummer mixtral:8x7b. Bald sollen universitätsweit umfassende KI-Tools, die im Rahmen des Projekts KIWIS bereitgestellt werden, zur Verfügung stehen. Diese Entwicklungen sind auf einem engen interdisziplinären Austausch zwischen verschiedenen Institutionen bedroht und zielen darauf ab, die Potentiale von KI auch in der universitären Verwaltung vollständig auszuschöpfen.
Fazit: Wichtige Transformation durch KI in der Verwaltung
Die Integration von Künstlicher Intelligenz in die Verwaltung zeigt sich als bedeutender Transformationsprozess. Durch gezielte Schulungen, praxisnahe Communities und innovative Projekte wird eine positive Veränderung in den Arbeitsabläufen und eine zunehmende Akzeptanz neuer Technologien gefördert. In Zukunft wird KI eine zentrale Rolle in der Weiterentwicklung der Verwaltungsstrukturen spielen und die Arbeitsabläufe weiter revolutionieren.