Änderung der Frist für die Zertifizierung von KI-Systemen im Personalwesen

Die EU-Kommission hat einen neuen Gesetzesvorschlag vorgelegt, der massive Auswirkungen auf die Implementierung von Künstlicher Intelligenz (KI) in den Personalabteilungen hat. Dieser als „Digital Omnibus“ bezeichnete Vorschlag sieht vor, die Frist für die vollständige Einhaltung von Vorschriften für hochriskante KI-Systeme, die im Personalwesen Anwendung finden, bis zum 2. Dezember 2027 zu verschieben. Dies betrifft insbesondere Tools, die für Recruiting und Personalmanagement genutzt werden. Obwohl diese Verzögerung den Unternehmen Zeit gewährt, ist die Gültigkeit bereits bestehender Transparenzregelungen und Verbote unberührt. Personalverantwortliche müssen sich weiterhin strikt an Vorgaben halten, die derzeit gelten.

Ursprünglich war vorgesehen, dass die Regeln für hochriskante Systeme, die in Anhang III der KI-Verordnung aufgeführt sind, bereits im August 2026 vollständig umgesetzt werden. Ziel dieser Regelung ist es, sicherzustellen, dass Systeme, die etwa Personalauswahl oder die Verwaltung von Arbeitskräften betreffen, bestimmten Sicherheitsstandards entsprechen. Die nun vorgesehene Fristverlängerung soll es Normierungsgremien ermöglichen, die erforderlichen technischen Standards zur Zertifizierung zu erarbeiten. Dies führt dazu, dass der Druck auf HR-Abteilungen, bis zum Sommer 2026 Konformitätsbewertungen durchzuführen, nachlässt. Dennoch müssen sie sich auf eine sogenannte „transitional Compliance“ einstellen, die eine freiwillige Ausrichtung auf die geltenden Vorschriften umfasst.

Transparenzpflichten für KI-Systeme im Personalwesen

Parallel zu dieser Fristverschiebung gelten bereits geltende Regeln, die vorschreiben, dass KI-Systeme, die mit Menschen interagieren, klar als solche erkennbar sein müssen. Am 17. Dezember hat die EU-Kommission einen ersten Entwurf eines Verhaltenskodex zur Transparenz KI-generierter Inhalte veröffentlicht. Dieser Kodex spielt eine entscheidende Rolle für alle Personalabteilungen, die KI-gestützte Systeme nutzen. Die bestehenden Transparenzpflichten schreiben vor, dass KI-Agenten ihre nicht-menschliche Natur zu Beginn jeder Interaktion offenlegen müssen. Darüber hinaus müssen KI-generierte Inhalte maschinenlesbar gekennzeichnet werden, und es muss eine Option geschaffen werden, um menschliches Eingreifen zu ermöglichen, insbesondere in Angelegenheiten, die den Beschäftigungsstatus betreffen.

Für die HR-Verantwortlichen bedeutet dies, dass sie sicherstellen müssen, dass ihre KI-Agenten diesen Anforderungen gerecht werden. Ein KI-Interview-Tool muss beispielsweise den Bewerbern gegenüber deutlich machen, dass es sich um eine Maschine handelt. Andernfalls würde dies gegen die gesetzlichen Vorgaben verstoßen, selbst wenn die Frist für die Dokumentation der Systeme später kommt.

Entlastung der kleinen und mittleren Unternehmen

Ein zentrales Anliegen des Digital Omnibus ist die Entlastung kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) im Bereich der Personalverwaltung. Diese Unternehmen stellen einen bedeutenden Teil des HR-Tech-Marktes dar und hatten bisher mit den umfangreichen Dokumentationsanforderungen für hochriskante Systeme zu kämpfen. Die EU-Kommission plant, bestimmte technische Dokumentationsanforderungen für KMU zu streichen und regulatorische Sandboxen zu fördern, was die Umsetzung der neuen Richtlinien erleichtern könnte.

Diese Vereinfachung könnte insbesondere für Personalabteilungen von Bedeutung sein, die auf Softwareangebote von Drittanbietern angewiesen sind. Es könnte jedoch eine neue Verantwortung auf die HR-Einkäufer übertragen werden. Diese sind nun gefordert, aktiv zu prüfen, ob ihre Anbieter die neuen Erleichterungen in Anspruch nehmen und ob die von ihnen genutzten Tools den aktuellen Transparenzvorschriften genügen. Dazu gehört auch die Frage, ob sich die Anbieter freiwillig den Anforderungen des „KI-Pakts“ unterworfen haben.

Verbote und rechtliche Vorgaben für KI-Systeme

Trotz der angekündigten Fristverlängerung bestehen bereits seit dem 2. Februar 2025 strikte Vorschriften, die bestimmte Praktiken im Personalwesen untersagen. Diese verbotenen Praktiken sind Teil der KI-Verordnung und gelten unabhängig von den neuen Vorschlägen. Rechte im Bereich der Emotionserkennung, bei denen KI-Systeme den emotionalen Zustand von Mitarbeitern oder Bewerbern ermitteln wollen, sind illegal. Ebenso sind Systeme, die Vertrauenswürdigkeit auf der Basis von Sozialverhalten bewerten, strikt untersagt.

Darüber hinaus müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter, die KI-Systeme nutzen, über die notwendigen Kompetenzen verfügen. Dies ist unabhängig von der möglichen Verschiebung der Compliance-Anforderungen für hochriskante Systeme, da die Schulung der HR-Mitarbeiter bereits jetzt erforderlich ist.

Fazit: Herausforderungen und Ausblick bis Ende 2027

Die Vorschläge des Digital Omnibus werden voraussichtlich Anfang 2026 im Europäischen Parlament diskutiert, um schnelle rechtliche Klarheit zu schaffen. Für HR-Verantwortliche ist es wichtig, sich bereits jetzt mit den neuen Anforderungen auseinanderzusetzen. Eine Bestandsaufnahme aller eingesetzten KI-Systeme sowie die Anpassung der Unternehmensrichtlinien an die bestehenden Transparenzregeln sind unerlässlich. Zudem sollten Gespräche mit Anbietern über deren Compliance-Status in den nächsten Monaten wieder aufgenommen werden. Während die EU mit diesen Maßnahmen Innovationen fördern möchte, bleibt das Ziel, eine transparente und kontrollierbare Arbeitswelt zu schaffen, die durch den Einsatz von KI-Assistenten unterstützt wird.